Aggiornamento layout di Oira: ecco che cosa cambia per il settore “Uffici”

Aggiornamento layout di Oira.

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Aggiornamento layout di Oira: di che cosa si tratta

Oira - come ricorda Inail attraverso il proprio sito - è uno strumento di supporto rivolto alle micro, piccole e medie imprese, per la valutazione dei rischi sviluppato secondo il prototipo europeo Oira (Online interactive risk assessment), dedicato al settore “Uffici”, adottato con decreto del ministro del Lavoro  n. 61 del 23 maggio 2018.

Aggiornamento layout di Oira: a supporto di piccole, medie e micro imprese

Si tratta del software di valutazione interattiva dei rischi online realizzato dall’Agenzia europea per la salute e la sicurezza sul lavoro (Eu-Osha) impostato secondo le previsioni e le logiche delle direttive europee in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. Lo scopo è di fornire un sostegno concreto alle medie, piccole e microimprese nella valutazione dei rischi nei luoghi di lavoro e nell’elaborazione e redazione del relativo documento di valutazione dei rischi (Dvr) attraverso un percorso guidato.

Aggiornamento layout di Oira: la nuova circolare

La nuova circolare n. 8 integra e sostituisce la precedente circolare Inail n. 31 – ministero del Lavoro n. 13 del 25 luglio 2018, che ha per oggetto il D.M. Lavoro 23 maggio 2018, n. 61 di adozione dello strumento di supporto, rivolto alle micro, piccole e medie imprese, per la valutazione dei rischi sviluppato secondo il prototipo europeo Oira, dedicato al settore “Uffici”.

Qui di seguito, il teso integrale della circolare n. 8.

Oggetto
Strumento di supporto rivolto alle micro, piccole e medie imprese, per la valutazione dei rischi sviluppato secondo il prototipo europeo OiRA, dedicato al settore “Uffici”, adottato con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali n. 61 del 23 maggio 2018. Aggiornamento layout.

Quadro normativo
- Decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni “Attuazione dell’articolo 1 della legge 3 agosto 2007, n. 123 in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro.”
- Decreto legislativo 14 settembre 2015, n. 151 “Disposizioni di razionalizzazione
e semplificazione delle procedure e degli adempimenti a carico di cittadini e imprese
e altre disposizioni in materia di rapporto di lavoro e parti opportunità, in attuazione
della legge 10 dicembre 2014, n. 183.“
- Regolamento Europeo 4 maggio 2016, n. 679 relativo alla protezione delle
persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera
circolazione di tali dati.
- Decreto attuativo del Ministro del lavoro e delle politiche sociali del 23
maggio 2018, n. 61 di adozione dello strumento OiRA applicato al settore “Uffici”.
- Circolare Inail n. 31 - Ministro del lavoro e delle politiche n. 13 del 25 luglio
2018 “Decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali n. 61 del 23 maggio
2018 di adozione dello strumento di supporto, rivolto alle micro, piccole e medie
imprese, per la valutazione dei rischi sviluppato secondo il prototipo europeo OiRA,
dedicato al settore Uffici”.

PREMESSA
OiRA (Online Interactive Risk Assessment) è il software di valutazione interattiva dei rischi online realizzato dall’Agenzia europea per la salute e la sicurezza sul lavoro (Eu-Osha) impostato secondo le previsioni e le logiche delle direttive europee in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, con lo scopo di fornire un sostegno concreto alle medie, piccole e microimprese nella valutazione dei rischi nei luoghi di lavoro e nell’elaborazione e redazione del relativo Documento di valutazione dei rischi^[1] Articoli 17 e 28 del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81. (DVR) attraverso un percorso guidato. A seguito della sottoscrizione il 30 agosto 2013 del “Memorandum of Understanding” tra l’Agenzia europea per la salute e la sicurezza sul lavoro e il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, è stata formalizzata l’adesione dell’Italia al progetto OiRA e a seguire è stato costituito un gruppo di lavoro tripartito composto da rappresentanti delle istituzioni coinvolte ^[2]Ministeri del lavoro e delle politiche sociali, della salute e delle politiche agricole alimentari e forestali, Inail, Istituto superiore di sanità, Consigliera nazionale di parità, Gruppo Tecnico Interregionale salute e sicurezza nei luoghi di lavoro., delle Organizzazioni sindacali dei lavoratori^[3] Cisl, Cgil, Uil, Ugl. e dei datori di lavoro ^[4]Confagricoltura, Confapi, Confartigianato, Confcommercio e Assicc, Confcooperative,
Confindustria, Confsal, Cna, Legacoop. con l’obiettivo di adattare il citato software alle caratteristiche della legislazione italiana e fornendo in tal senso, alle piccole, medie e microimprese, uno strumento online per la valutazione dei rischi per le attività di ufficio, nonché per la predisposizione del relativo Documento (DVR).
In attuazione dell’articolo 29, comma 6-quater ^[5]Come modificato dal decreto legislativo 14 settembre 2015, n. 151. , del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni, con il quale si dispone l’individuazione di strumenti di supporto per la valutazione dei rischi, tra cui gli strumenti informatizzati secondo il prototipo OiRA, l’applicativo realizzato è stato approvato dalla Commissione consultiva permanente per la salute e sicurezza sul lavoro nell’ambito della seduta del 3 maggio 2018 e adottato con il decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali in data 23 maggio 2018.
La presente circolare integra e sostituisce la precedente circolare Inail n. 31 – Ministero del lavoro e delle politiche sociali n. 13 del 25 luglio 2018, avente per oggetto il decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 23 maggio 2018, n. 61 di adozione dello strumento di supporto, rivolto alle micro, piccole e medie imprese, per la valutazione dei rischi sviluppato secondo il prototipo europeo OiRA, dedicato al settore “Uffici”.

STRUMENTO DEDICATO AD ATTIVITÀ DI UFFICIO
Lo strumento, rivolto alle micro, piccole e medie imprese dei settori privati e pubblici, ha l’obiettivo primario di supportare, attraverso un percorso guidato, il datore di lavoro nella valutazione dei rischi per le attività di ufficio attraverso l’identificazione dei pericoli e l’individuazione delle misure di prevenzione e protezione, a tutela della salute e sicurezza dei lavoratori, per giungere alla redazione del Documento di valutazione dei rischi (DVR), valido ai sensi degli articoli 17 e 28 del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81. Il citato Documento dovrà essere stampato al termine del processo valutativo previsto dallo strumento.

ACCESSO
Lo strumento (di seguito tool) è stato reso disponibile gratuitamente, a decorrere dalla data di emanazione della precedente circolare Inail n. 31 - Ministero del lavoro e delle politiche sociali n. 13 del 25 luglio, accedendo, tramite collegamento al sito internet dell’Agenzia europea per la salute e sicurezza sul lavoro (EU-OSHA), al seguente link ai tool Italiani, secondo le indicazioni fornite nel sito stesso. Per una migliore fruibilità dell’applicativo, si consiglia di utilizzare il browser chrome per la navigazione.
Dalla pagina web raggiungibile dal suddetto link, è possibile accedere a due versioni del tool. La prima, denominata “Uffici: vecchia versione”, è quella resa disponibile con la citata circolare congiunta Inail - Ministero del lavoro e delle politiche sociali. Tale versione sarà disponibile sino al 31 dicembre 2020 per permettere, a chi l’abbia già utilizzata peeffettuare la valutazione dei rischi, di continuare ad avere accesso ai dati inseriti e stampare il relativo Documento.
Per coloro i quali, invece, per la prima volta intendessero effettuare la valutazione dei rischi utilizzando il tool OiRA o desiderassero aggiornare il DVR redatto con la precedente versione, è a disposizione una nuova versione dello strumento, denominata “Uffici: nuova versione”.
Con la nuova versione, aggiornata nel layout, lo strumento è stato migliorato in relazione a vari aspetti, quali: interfaccia con l’utente, comprensibilità e fruibilità dei contenuti, sequenzialità del processo logico nella produzione del Documento di valutazione dei rischi, strumenti messi a disposizione dal software rispondenti al dettato della normativa nazionale. Tra le principali modifiche che hanno contribuito a rendere il tool più efficace, rispetto alla precedente versione, si evidenziano in particolare:
- la possibilità di individuare nella fase di identificazione dei rischi, le misure
obbligatorie e di miglioramento già adottate in azienda;
- la possibilità di adattare alle esigenze delle singole aziende la sezione di
compilazione del piano di miglioramento, con netta e inequivocabile
separazione dalla fase di individuazione delle misure obbligatorie
necessarie per la corretta gestione del rischio;
- un nuovo format per il report (Documento di valutazione dei rischi),
strutturato sotto forma di tabella nel quale sono immediatamente
riconoscibili, per ciascun rischio, misure già adottate ed eventuale piano di
miglioramento.

È possibile accedere alla pagina anche dal sito internet istituzionale del Ministero
del lavoro e delle politiche sociali http://www.lavoro.gov.it e dell’Inail
https://www.inail.it

CAMPO DI APPLICAZIONE
Lo strumento si applica per le attività di ufficio delle aziende dei settori privati e pubblici in cui siano presenti lavoratori rispondenti alla definizione di cui all’articolo 2 del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, con le limitazioni previste all’articolo 3.
Le attività prese in esame che più frequentemente vengono svolte nel lavoro di
ufficio sono:
- utilizzo del videoterminale e dei suoi accessori per immissione ed
elaborazione dati;
- attività di segreteria;
- rapporti con i clienti e fornitori;
- archiviazione dei documenti (funzionale all'attività di ufficio).
Sono escluse dall'applicazione del presente strumento le mansioni di “archivista” e “magazziniere” e quanto non espressamente previsto nei moduli specifici. Qualora in azienda siano presenti mansioni e/o rischi non strettamente legati all'attività di ufficio e quindi non contemplati nel presente strumento, il datore di lavoro dovrà provvedere a integrare il Documento di valutazione dei rischi (DVR).
Lo strumento si applica ugualmente ad attività nelle quali è presente un rischio di incendio basso o medio, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 10 marzo 1998, articolo 2, comma 4, ma che non rientrano nel campo di applicazione del decreto del Presidente della Repubblica 1 agosto 2011, n. 151 (si applica, per esempio, a uffici con meno di 300 persone contemporaneamente presenti, tra lavoratori e pubblico, nei quali i quantitativi di carta, conservati negli eventuali depositi o archivi non superano i 5.000 kg, e nei quali le centrali termiche, se presenti, hanno potenzialità termica non superiore a 116 kW). Nel caso in cui l’attività rientri nel campo di applicazione del citato decreto del Presidente della Repubblica 1 agosto 2011, n. 151, oltre alle misure espressamente previste dallo strumento, è necessario rispettare anche gli adempimenti previsti dal medesimo decreto del Presidente della Repubblica relativi alla presentazione dei Progetti ai Comandi dei Vigili del Fuoco, alla Segnalazione Certificata di Inizio Attività, al rinnovo periodico di conformità
antincendio, agli obblighi connessi con l'esercizio dell'attività, non specificati nello
strumento.
Inoltre, lo strumento non considera i rischi da vibrazioni, da atmosfere esplosive, da campi elettromagnetici, da radiazioni ottiche artificiali in quanto, da un punto di vista delle esposizioni, non sono significativi per le attività di ufficio.
Infine, lo strumento non tratta la valutazione e la gestione del rischio da scariche
atmosferiche, espressamente prevista dalla normativa tecnica.

Per quanto concerne la formazione dei lavoratori, dei dirigenti, dei preposti e dei datori di lavoro che svolgono il ruolo di Responsabili del Servizio di Prevenzione e Protezione, lo strumento prende in considerazione, ai sensi degli Accordi Stato-Regioni del 22 dicembre 2011 in materia, il rischio medio e il rischio basso nella definizione dei contenuti e del monte ore dei percorsi formativi. Tale scelta si giustifica se si considera che gli uffici e le pubbliche amministrazioni rientrano nelle tipologie di rischio innanzi richiamate, secondo l’individuazione delle macrocategorie di rischio e corrispondenze Ateco 2002-2007, di cui
all’allegato II ai predetti Accordi.

IL PROCESSO DI VALUTAZIONE DEI RISCHI CON INDIVIDUAZIONE DELLE MISURE DI PREVENZIONE E PROTEZIONE ADOTTATE
La valutazione dei rischi è un obbligo non delegabile del datore di lavoro e deve essere effettuata in collaborazione con il Responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP), il Medico competente, ove previsto, e previa consultazione del Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), ove presente.
Lo strumento è strutturato in diversi moduli in cui vengono affrontati i principali rischi e le problematiche relative al lavoro di ufficio (ambienti di lavoro, utilizzo di video terminali, stress lavoro correlato, movimentazione manuale dei carichi, etc.).
Il percorso di valutazione prevede una parte relativa all’identificazione dei pericoli/criticità presenti nella propria realtà lavorativa, nonché aspetti che riguardano l’organizzazione del lavoro e intende guidare il datore di lavoro nella valutazione dei rischi correlati ai pericoli identificati secondo tutti i requisiti previsti dalla legislazione vigente. In tal senso vengono individuate tutte le necessarie misure di prevenzione e protezione adottate dal datore di lavoro nonché il programma delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza. Al termine del percorso, l’applicativo genera il relativo Documento di valutazione dei rischi.
In relazione alla specifica attività lavorativa, il datore di lavoro ha pertanto la possibilità di personalizzare, nell’ambito dello strumento oggetto delle presenti istruzioni, la propria valutazione del rischio aggiungendo delle misure che non sono state previste ed eventualmente modificando quelle preesistenti, per quanto concerne le misure di miglioramento.
Lo strumento può essere utilizzato da aziende di nuova costituzione, che si stanno accingendo a elaborare e redigere il Documento di valutazione dei rischi, secondo
quanto previsto all’articolo 28, comma 3-bis, del decreto legislativo 9 aprile 2008,
n. 81 e successive modificazioni, nonché da imprese che hanno già effettuato la
valutazione dei rischi e redatto il relativo Documento.

Il Documento, che la procedura elabora a conclusione della valutazione dei rischi deve essere munito, anche tramite le procedure applicabili ai supporti informatici di cui all'articolo 53 del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, di data certa o attestata dalla sottoscrizione del Documento medesimo da parte del datore di lavoro, nonché, ai soli fini della prova della data, dalla sottoscrizione del Responsabile del servizio di prevenzione e protezione, del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza o del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza territoriale e del medico competente, ove nominato.
A garanzia della protezione dei dati sensibili inseriti nel software OiRA, si rappresenta che per nessuna circostanza i dati personali in chiaro saranno usati per elaborazioni di dati e che per eventuali studi statistici verranno utilizzati esclusivamente dati aggregati e anonimizzati, come dichiarato al punto 8 del richiamato “Memorandum of Understanding”.

STRUTTURA
Lo strumento è articolato in moduli e sottomoduli che ricalcano, per quanto possibile, la struttura del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81 e sono di seguito elencati:
1. Aspetti organizzativi, che si compone dei seguenti sottomoduli:
1.1 Documentazione aziendale;
1.2 Figure della Prevenzione;
1.3 Formazione di RSPP, ASPP, RLS e addetti primo soccorso e prevenzione
incendi;
1.4 Formazione e aggiornamento per lavoratori, preposti, dirigenti e DL che
svolge i compiti di RSPP (solo per il rischio basso);
1.5 Formazione e aggiornamento per lavoratori, preposti, dirigenti e DL che
svolge i compiti di RSPP (solo per il rischio medio);
1.6 Informazione dei lavoratori;
1.7 Sorveglianza sanitaria;
1.8 Gestione contratti di appalto, d’opera o di somministrazione;
1.9 Gestione delle emergenze;
2. Luoghi di lavoro
3. Incendio
4. Attrezzature di lavoro, che si compone dei seguenti sottomoduli:
4.1. Dispositivi per connessioni elettriche temporanee;
4.2. Apparecchiature informatiche e da ufficio;
4.3. Scale portatili;
5. Impianto elettrico
6. Sostanze pericolose: rischio chimico
7. Rischio biologico, che si compone dei seguenti sottomoduli:
7.1 Condizioni igieniche e ambientali dei locali;
7.2 Impianti di condizionamento;
8. Movimentazione manuale dei carichi, che si compone dei seguenti sottomoduli:
8.1 Attività di sollevamento e trasporto di carichi pari o superiori a 3kg
(compilare se l'attività è presente);
8.2 Attività di sollevamento e trasporto di carichi inferiori a 3kg (compilare se
presente attività di movimentazione ad elevata frequenza);
8.3 Attività di traino o spinta (compilare se l'attività è presente);
9. Attrezzature munite di video terminali
10. Stress lavoro correlato
11. Rumore
12. Rischi aggiuntivi.

GESTIONE NEL TEMPO DELLA PREVENZIONE AZIENDALE
Lo strumento consente, tramite il processo di valutazione dei rischi, l’individuazione e l’adozione delle misure di prevenzione e protezione aziendali, di mantenere nel tempo i livelli di prevenzione raggiunti e svolgere le correlate azioni d’interesse:
₋ monitoraggio nel tempo sulla corretta adozione delle misure di prevenzione
individuate e riportate nel Documento e nel piano di azione;
₋ rielaborazione della valutazione dei rischi e del relativo Documento in
occasione di modifiche del processo produttivo o della organizzazione del
lavoro significative ai fini della salute e della sicurezza dei lavoratori, o in
relazione al grado di evoluzione della tecnica, della prevenzione o della
protezione o a seguito di infortuni significativi o quando i risultati della
sorveglianza sanitaria ne evidenzino la necessità. A seguito di tale
rielaborazione, le misure di prevenzione devono essere aggiornate;
₋ programmazione della prevenzione, mirata a un complesso che integri “in
modo coerente nella prevenzione le condizioni tecniche produttive
dell'azienda nonché l'influenza dei fattori dell'ambiente e dell'organizzazione
del lavoro".

ASSISTENZA AGLI UTENTI
Nell’area “SUPPORTO” del portale www.inail.it sono a disposizione per la
consultazione da parte dell’utenza le Faq e il video tutorial per l’utilizzo del
software.
È inoltre possibile rivolgere i propri quesiti all’indirizzo supporto-oira@inail.it

(Aggiornamento layout di Oira)

(Fonte Inail)