Iso 45001 e riunione del riesame.
La riunione del riesame è la fase Act del ciclo di Deming. È il momento in cui vengono analizzate le prestazioni delle attività che si svolgono all’interno dello scopo del sistema di gestione (fase Do), misurate durante la fase Check, e si verifica quanto queste si siano discostate dagli obiettivi che ci si era posti all’’inizio del ciclo, al momento Plan. Per trarre il massimo vantaggio dall’implementazione dei sistemi di gestione, è importante riflettere sul fatto che il ciclo Pdca indica una successione logica di attività che però, per necessità o virtù, vengono o possono essere svolte in parallelo. Intanto, è ovvio che i controlli vengano eseguiti durante l’esecuzione delle attività, per cui Do e Check sono, se non contemporanee, almeno sincrone.
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Iso 45001 e riunione del riesame: un quesito ricorrente
Una delle domande ricorrenti, nelle organizzazioni che affrontano i sistemi di gestione per la sicurezza per la prima volta, è se il riesame della direzione, che è un requisito statutario di ogni sistema di gestione basato sul ciclo di Deming, equivalga alla riunione periodica che è prevista all’articolo 35 del D.Lgs. n. 81/2008. Il rapporto tra la normativa cogente, che origina dalla relativamente recente legislazione comunitaria, e i sistemi di gestione, che nascono invece da esperienze industriali nordamericane a partire dagli anni Venti del secolo scorso, è molto intrecciato. I primi sistemi di gestione della sicurezza, lo standard Bs 8800:1996 «Guide to occupational health and safety management systems» prima e il Bs OHSAS 18001:1999 Occupational Health and Safety Assessment Series, poi, hanno origine con l’espresso obiettivo di aiutare le organizzazioni a rispettare gli adempimenti di legge e dimostrare il rispetto di buone pratiche in materia di salute e sicurezza negli ambienti di lavoro. La Direttiva 89/391/Cee, invece, abbandona completamente la struttura e gli obiettivi delle norme tecniche che erano state scritte fino a quel momento, per andare a regolare le organizzazioni adottando i criteri fino ad allora sviluppati per i sistemi di gestione della qualità. C’è da pensare che i concetti siano i medesimi, e quindi, intercambiabili.
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Iso 45001 e riunione del riesame: chi deve partecipare
È consigliabile, però, non arrivare troppo rapidamente alle conseguenze estreme, parificando riunione del riesame e riunione periodica. Dal 1989, anno cui risale la direttiva europea che è alla base del nostro testo unico della sicurezza, i concetti che sono alla base dei sistemi di gestione si sono largamente evoluti e raffinati. Un riesame della direzione, secondo lo standard Iso 45001, è un oggetto molto più complicato e dai potenziali più grandi, rispetto alla riunione dell’articolo 35. Naturalmente, nulla impedisce che questi due adempimenti vengano trattati nella medesima sede, anche se è da tenere presente che lo standard richiede, all’alta direzione, un impegno più importante e più circostanziato, rispetto a quanto previsto dalla norma cogente. Ne è la prova considerare che il requisito della riunione del riesame è che venga svolta dalla direzione e basta. Mentre alla riunione periodica devono partecipare soggetti che sono estranei al meccanismo decisionale dell’organizzazione: passi il Rspp, ma come la mettiamo con il medico competente e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza? Un consiglio pratico può essere quello di svolgere le attività previste per la riunione del riesame prima e separatamente, rispetto alla riunione periodica, considerando quest’ultima come solo un momento di sintesi della prima.
Iso 45001 e riunione del riesame: il vortice Pdca
La diffusione dei sistemi di gestione, e delle competenze che sono necessarie per il loro funzionamento, rende possibile, o magari anche consigliabile, organizzare il lavoro applicando il ciclo di Deming contemporaneamente a diversi processi o dipartimenti, pianificando, misurando e rivedendo continuamente la pianificazione, con la segmentazione in piccoli Pdca di ciò che è invece considerato solitamente, come una unica, grande sequenza. Questo tipo di organizzazione può essere immaginata come la composizione di diversi cicli di Deming: tanti vortici, piccoli e grandi, tutti compresi all’interno di quello che tiene sotto controllo l’organizzazione intera. In questo caso, diventa così efficace trattare il riesame come una parte delle normali riunioni operative, anche secondo i principi di integrazione del sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro (Sgsl), richiesti dalla clausola 5.1 «Leadership e impegno dello standard Iso 45001».
Il vantaggio di questo tipo di organizzazione sta nella diffusione della consapevolezza della politica e degli obiettivi del Sgsl e del contributo che ciascuno, a qualsiasi livello è chiamato a dare, che consente di assicurare con maggiore profitto «la continua idoneità, adeguatezza ed efficacia» del sistema di gestione stesso, che è il requisito del capitolo 9.3 «Riesame di direzione». E, comunque, è anche l’obiettivo che una organizzazione si pone nel momento in cui decide di adottare questo standard. L’alta direzione, così, ha l’opportunità per porsi al vertice di un processo incrementale di riesame, che mette a sintesi gli aspetti operativi e quelli strategici del Sgsl, attraverso il confronto a tavoli separati con i differenti interlocutori, processo che può essere reso visibile e partecipato, in modo da potenziare ancora di più la condivisione degli obiettivi e il senso di appartenenza all’organizzazione.
Iso 45001 e riunione del riesame: capire la propria organizzazione
Questo consente di cogliere non solo la lettera della norma, ma soprattutto lo spirito: un sistema di gestione offre spunti tali per raggiungere la comprensione dei processi della propria organizzazione, e quindi la capacità di influenzarne il rendimento, che limitarsi a fare quanto è necessario per la certificazione, può essere estremamente limitativo. Definire quali sono le informazioni essenziali da trattare in un riesame di direzione è un esercizio semplice:
- il grado di esecuzione di quanto era stato pianificato durante i riesami precedenti;
- gli esiti delle attività di misurazione e monitoraggio;
- gli approfondimenti delle analisi di deviazioni e incidenti.
Iso 45001 e riunione del riesame: l’esame della politica
Un aspetto che a volte viene trascurato, ma che invece deve essere sempre revisionato durante un riesame della direzione è il grado di realizzazione della politica e degli obiettivi del sistema di gestione. La politica è quella dichiarazione che dovrebbe riassumere, in poche frasi, quali sono i motivi che hanno portato una organizzazione a decidere di dotarsi di un sistema di gestione e quali aspetti di questo sono rilevanti per l’alta direzione aziendale. Per un sistema di gestione basato sul Hls come con lo standard Iso 45001, chi redige la dichiarazione politica dovrebbe avere l’ambizione di produrre un testo nel quale le persone che lavorano sotto il controllo dell’organizzazione possano riconoscersi. Naturalmente, ha poco costrutto fare questo esercizio in un’azienda che ha adottato un sistema di gestione per la salute e la sicurezza con una politica astratta e di frasi fatte.
Per quanto riguarda gli obiettivi, invece, qui dobbiamo valutare il grado di raggiungimento di quelli strategici, che sono identificati con il brutto termine “vision”, che indica la proiezione degli scenari futuri, in conseguenza degli ideali e dei valori presi a riferimento dall’organizzazione. Anche se si tratta di aspirazioni, è bene che, anche qui, si sia operato con un minimo di concretezza nella loro definizione. Obiettivi strategici astratti, difficilmente sono presi in considerazione come sfide realistiche dalle persone che lavorano sotto il controllo di una organizzazione, e si perde quindi l’opportunità per focalizzare gli sforzi comuni con un fine positivo, nonché di misurare la marcia verso il suo raggiungimento, che è un modo per mantenere alta l’attenzione del gruppo. Un obiettivo strategico, quindi, è opportuno sia dotato della qualità della concretezza, in modo che possa essere avvicinato, raggiunto e superato, lasciando spazio ad altri, più impegnativi traguardi.
Iso 45001 e riunione del riesame e l'analisi del contesto
Chi ha deciso di adottare un sistema di gestione impegnativo come l’Iso 45001, però, lo ha sicuramente fatto perché vuole intraprendere un percorso virtuoso, distanziandosi da chi si accontenta di rispettare i requisiti minimi, definiti dalle norme vigenti, per tutelare l’integrità psicofisica dei suoi lavoratori. Il suo intento è quello di accedere a livelli più elevati di buone pratiche, perché sa che la sicurezza, oltre a essere un obbligo morale e legislativo, è un elemento che può aumentare il valore della propria organizzazione, sia in riferimento alle parti interessate interne - lavoratori, soci, partner - sia a quelle esterne, come fornitori, organi di controllo e, fondamentale, mercati e clienti. Non è un caso che il primo standard per sistemi di gestione di questo genere, la norma Bs 8800 «Guide to occupational health and safety management system», sia nata per assecondare le richieste delle aziende di uno strumento per dimostrare il rispetto di buone pratiche in materia di salute e sicurezza negli ambienti di lavoro. L’analisi del contesto, req. 4, è lo strumento che dà la misura del valore dell’organizzazione, analizzato nel suo milieu professionale, interno ed esterno e giustamente, lo standard stesso, al requisito 9.3.b), richiede che il riesame della direzione includa considerazioni in relazione ai cambiamenti di questi fattori, pertinenti al sistema di gestione per la salute e la sicurezza.
Iso 45001 e riunione del riesame: quali considerazioni
Come elaborare queste considerazioni? L’analisi del contesto non è un esercizio per il quale lo standard ritiene necessario conservare delle informazioni documentate. Ciò non toglie che questo sia comunque consigliabile, perché è il momento in cui prendiamo le misure dell’organizzazione e facciamo le scelte che ne definiranno la politica. Può essere redditizio registrare e conservare queste informazioni, in modo da dare più valore, con il passare dei cicli Pdca, al confronto con come si è venuto a modificare il contesto interno ed esterno in cui si opera. Ne abbiamo avuto la prova con la pandemia: i suoi effetti hanno portato a modificare così radicalmente il contesto interno - basti considerare come è cambiata la forma della prestazione lavorativa, con il massiccio ricorso al lavoro remoto - ed esterno, con la conseguente crisi economica e modifiche nel mercato, da sicuramente generare conseguenza in relazione alle basi stesse sulle quali era stato progettato il sistema di gestione. È certamente necessario tenere sotto controllo come i requisiti legali possono essere variati, e i tempi con i quali gestire i cambiamenti introdotti da modifiche legislative e regolamentari saranno gestiti dalle norme stesse. Ciò nonostante, la riunione della direzione è sempre un momento in cui è opportuno fare un riepilogo delle variazioni che sono occorse durante il ciclo, nei requisiti legali e negli altri requisiti, per valutare l’eventuale opportunità di apportare delle modifiche strutturali nell’organizzazione. Le modifiche legislative o regolamentari, comunque, possono essere gestite con un riesame della direzione ad hoc, soluzione che non è proibita dallo standard e che può essere consigliabile nei momenti in cui occorre prendere delle scelte strategiche.
Iso 45001 e riunione del riesame: le prestazioni e gli incidenti
Il riesame della direzione è il momento in cui l’alta direzione valuta le prestazioni e gli incidenti. Naturalmente questo non è l’unica occasione in cui ciò avviene: nell’esecuzione delle varie mansioni operative è connaturata la necessità di intervenire, qualora si verifichi una deviazione dai comportamenti attesi, siano questi prestazioni inadeguate o incidenti. Lo standard per il sistema di gestione stesso prevede la necessità di strutturare l’organizzazione in questo senso. I capitoli 8. «Attività operative», 9. «Valutazione delle prestazioni» e, in parte, il capitolo 6. «Pianificazione» della norma stessa, definiscono attività in cui i comportamenti non attesi vengono registrati, analizzati e i risultati vengono processati per definire gli interventi per fare rientrare la situazione nei limiti dell’accettabilità. L’analisi, elaborata dall’alta direzione, delle prestazioni e degli incidenti, serve piuttosto a individuare le possibili modifiche all’organizzazione e alla strategia, che possono essere necessarie per migliorare la capacità di questa di rispettare i piani e le prestazioni previste. Per fare questo, a meno di fatti eclatanti, non è necessario, o forse nemmeno opportuno, che l’esame di ogni singola deviazione sia svolto in questa sede. Anche qui, un sistema come quello tratteggiato in apertura di questo scritto, un “vortice Pdca”, consente di aumentare il rendimento di una organizzazione riguardo questa incombenza: l’esame puntuale delle non conformità deve essere realizzato da un dipartimento subordinato all’alta direzione, che dovrà avere comunque il mandato non solo di fornire dati numerici, ma, e soprattutto, quello di elaborare interpretazioni di questi elementi, individuando tendenze e delineando scenari. L’alta direzione, la direzione strategica dell’organizzazione, ha invece il compito di rispondere a tendenze e scenari, predisponendo e attuando scelte di politica aziendale.
Iso 45001 e riunione del riesame: dalla tecnica al coinvolgimento
La disciplina della tutela della salute e della sicurezza negli ambienti di lavoro, nel tempo è passata attraverso una importante evoluzione dei concetti base. Per un certo periodo le norme tecniche avevano rilevanza assoluta: l’incidente avveniva perché si era andati oltre le capacità tecniche delle attrezzature o dei processi. Le direttive europee hanno ampliato lo sguardo, includendo i criteri con i quali il lavoro - e la sicurezza - erano organizzati e gestiti. Gli incidenti potranno accadere perché viene violata una norma tecnica, la causa, però, deve risiedere sicuramente in un malfunzionamento dell’organizzazione. Lo standard Iso 45001 allarga ulteriormente la scena: è la comunità umana che vive l’organizzazione, quella che ne definisce le modalità di funzionamento. Non si ragiona più solo di capacità meccaniche o di organigrammi: le persone vengono indotte a dare il loro meglio con l’informazione e il coinvolgimento. È questa, una delle ragioni che deve spingere a ragionare su come viene gestita la 7.4. «Comunicazione», in questo caso in relazione al riesame della direzione. Fermarsi a tabelle e numeri, magari con qualche grafico di sintesi, è la conseguenza più limitante del fatto che, per la gestione della salute e della sicurezza, sono stati adottati criteri e processi che sono stati originariamente elaborati per la gestione della qualità, quel processo finalizzato a supportare la realizzazione continuativa di beni e servizi conformi ai requisiti rilevanti e al miglioramento continuo: ai suoi minimi un concetto estremamente produttivistico. Ebbene, dal momento che i principi alla base degli standard dei sistemi di gestione, si sono sviluppati oltre questo pensiero primitivo, è il caso di fare lo stesso. I report non possono limitarsi alla mera esposizione di numeri e grafici: l’integrazione con commenti e chiavi di lettura deve essere promossa dall’alta direzione, nel rispetto del concetto del “vortice Pdca”.
Iso 45001 e riunione del riesame: le risorse e la comunicazione
Gli ultimi due argomenti da affrontare nel riesame della direzione sono le risorse e la comunicazione. Nelle grandi organizzazioni contemporanee, gli argomenti che è necessario affrontare in relazione alla gestione delle risorse normalmente sono gestiti dai dipartimenti che si occupano delle infrastrutture (facility management, attrezzature), del personale, che ha volte è organizzato con una struttura, separata o contigua, che segue la formazione, di chi definisce le politiche industriali, quando occorre decidere se una particolare attività dovrà essere “fatta in casa” o, invece, ci si rivolgerà all’esterno del perimetro dell’organizzazione. Il significato di dover trattare questi argomenti all’interno del riesame sta semplicemente nel fatto che lo standard vuole imporre che l’alta direzione - che per le norme Hls è la persona o il gruppo di persone che, al livello più elevato, guidano e tengono sotto controllo un’organizzazione - se ne assuma la responsabilità finale. Sarà quindi il caso di predisporre uno o più processi che facciano trasmettere verso l’alto le sintesi operate dai vari dipartimenti che gestiscono fisicamente la programmazione e l’utilizzo delle risorse strategiche per il Sgsl - magari proprio attraverso chi si occupa della sua gestione e mantenimento - in modo che l’alta direzione sia consapevole di come viene applicata la politica e possa sostenere - o modificare, le scelte strategiche.
Il medesimo ragionamento deve essere applicato per quanto riguarda la comunicazione: lo standard stabilisce che l’alta direzione debba supportare pubblicamente e attivamente l’attività degli specialisti Ohs ed essere la prima testimonial del sistema di gestione della sicurezza di cui l’organizzazione si è dotata, in fondo, per sua decisione. Ancora: la necessità di trattare ad alto livello questo argomento dà la misura del fraintendimento di chi valuta che questa sia un processo, invece, di un ordine inferiore.
Iso 45001 e riunione del riesame: come preparare un verbale
Per il riesame della direzione lo standard non ritiene obbligatorio predisporre informazioni documentate, le vecchie procedure, mentre - naturalmente - è necessario poter comprovare i risultati dei riesami, ovvero delle decisioni che sono state prese. Può essere comunque comodo predisporre una procedura e un modello per guidare le organizzazioni in questo processo. Così come in altri documenti, ci sono alcune voci che è comune inserire in apertura, come, ad esempio:
- criteri per l’identificazione del modello;
- riferimenti dello standard;
- luogo, data e numerazione;
- persone presenti, ruolo e raccolta delle firme;
- lista di distribuzione.
È poi possibile strutturarlo inserendo i capitoli degli argomenti previsti dalla norma, da affrontare in modo discorsivo, non troppo analitico, per lasciare traccia, appunto dei ragionamenti e delle riflessioni che sono state affrontate sui vari temi. Probabilmente, al momento in cui le note saranno scritte, questa attività potrà sembrare solo una perdita di tempo, salvo rivelarsi fonte di preziose osservazioni in futuro, quando sarà necessario ragionare sui criteri per che sono stati alla base delle decisioni prese.
È poi consigliabile che l’esame delle questioni rilevanti assuma una struttura un po’ bifronte: da una parte, lista di controllo, dove elencare i punti previsti dalla norma, o dalla procedura che l’organizzazione ha predisposto per il governo di questo processo, e registrare il giudizio di continuità idoneità, adeguatezza ed efficacia (req. 9.3); dall’altra, piano, con la definizione degli obiettivi, l’individuazione delle risorse necessarie per il loro raggiungimento, dei ruoli cui sono assegnate le risorse e la o, meglio, le scadenze finali e i controlli intermedi. Chiaramente, i piani più complessi dovranno avere organizzazione e documentazione a sé stante.
Infine, per poter dimostrare facilmente il rispetto dei requisiti dello standard, e per una semplice questione d’ordine, sarà opportuno strutturare l’ultima sezione del documento in conformità alla lista degli output richiesti dalla norma.
È consigliabile che la struttura o la persona che si occupano di mantenere il sistema di gestione, provvedano a redigere una sintesi del verbale, da comunicare ai lavoratori e ai loro rappresentanti.
